Szacowany czas na przeczytanie: 6 minut
W biznesie liczą się dwie rzeczy – czas i pieniądze. Żaden przedsiębiorca nie chce tracić żadnej z nich. Tradycyjne spotkania biznesowe to jednak marnotrawstwo obu zasobów. Według badań Fuze, biznes w samych tylko Stanach Zjednoczonych traci na spotkaniach nawet 37 milionów dolarów rocznie.
W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 25 milionów dziennie. Z kolei badanie poświęcone pracy w grupach przeprowadzone przez University of Arizona przynosi niezbyt optymistyczne wnioski odnośnie spotkań firmowych. Większość ze spotkań to strata czasu. 9 z 10 godzin tygodniowo, które na spotkaniach spędzają na przykład menedżerowie, jest zupełnie bezproduktywnych.
Liczby robią wrażenie, prawda? Osobiście, tradycyjne spotkania biznesowe staram się w swojej firmie ograniczać. Nie dlatego, że nie lubię ludzi, ale lubię matematykę. Biorąc pod uwagę, że spotkanie trwa zwykle godzinę (a drugą godzinę trzeba poświęcić, np. na dojazd w obie strony), z klientami bądź potencjalnymi klientami, średnio spotykam się ok. 10 razy w tygodniu (raporty, pitche, planowanie działań), daje to już 20 godzin tygodniowo. Czyli połowę tygodniowo czasu pracy wytracam na spotkania.
Licząc, że moja stawka godzinowa za konsultacje to 300 zł… Spotkania tygodniowo kosztowałyby mnie teoretycznie 6000 zł. Teoretycznie, bo wiadomo, że spotkanie nie jest rzeczą, którą dodatkowo wrzuca się w cennik przy obsłudze klienta agencyjnego albo, że w tym samym czasie konsultacje bym miał. Natomiast mogę się wtedy zająć zupełnie innymi rzeczami, także pozyskiwaniem nowych klientów.
Ale podchodząc do wyliczeń z innej strony. Mając pracownika zarabiającego średnią krajową, czyli ok. 5000 zł miesięcznie (31,25 zł za godzinę) koszt godzinnego spotkania (z godzinnym dojazdem) to 62,50 zł dla firmy.
Jeśli weźmiemy pod uwagę, że zwykle nie jedna, a dwie lub trzy osoby uczestniczą w takich spotkaniach, wychodzi nam już 187,5 zł. Licząc, że tego typu spotkań mamy średnio 10 w tygodniu, nasza firma traci 1875 zł tygodniowo, w miesiącu to 7500 zł, a w skali roku 90 000 zł.
Dlaczego traci? Bo pieniądze są ważne dla każdego biznesu i jego rozwoju, a czas nie jest mniej cenny i też należy go szanować. Nie spotkałem jeszcze przedsiębiorcy, który chciałby, żeby jego pracownicy spędzali godziny w kuchni, plotkując i nie wykonując swoich obowiązków.
Ale tak samo, mogą go bezproduktywne tracić na spotkaniach biznesowych. Dlaczego?
Bo wszystkie spotkania biznesowe traktujemy tak samo priorytetowo
Niektóre spotkania są konieczne, zarówno z klientami, jak i z zespołem. Ale nie każdemu powinniśmy przypisywać taką samą wagę. Nie zawsze trzeba spotykać się z klientem na raportowanie działań albo omawianie planów. Często można zrobić to przez czat wideo czy telefon. Tak samo jak w czasie telekonferencji można zaprezentować rozwiązanie, które sprzedajemy, oszczędzając przy tym sporo cennego czasu.
Bo większość z nich jest zwykle źle zorganizowane
Jak często macie możliwość wzięcia udziału w spotkaniu, które prowadzone jest przez jedną osobę zgodnie z agendą, a uczestnicy mogą w sposób zorganizowany się wypowiadać, wtedy kiedy jest na to czas i miejsce? Odpowiem za Was: RZADKO. Bez dobrej organizacji spotkania, z wieloma tematami pobocznymi, żartami, anegdotami, ploteczkami, spóźnieniami, kawkami i herbatkami nagle mija 45 minut i nic nie zostaje ustalone. To wszystko sprawia, że takie spotkania są tylko stratą cennego czasu.
Bo wymagają dodatkowych inwestycji
A jeśli spotkanie trwa cały dzień? Co wtedy robisz? Oczywiście wychodzisz z uczestnikami na lunch lub zamawiasz go do biura. Nie inaczej jest kiedy spotykasz się na mieście z kontrahentem i za niego płacisz. Nagle okazuje się, że z karty firmowej lub na faktury wydałeś w tygodniu kolejnych kilkaset złotych.
Bo ludzie tracą uwagę
Ludzie nie poświęcają spotkaniom całej swojej uwagi. 92 proc. badanych przez Fuze przyznało się, że w czasie spotkań wykonuje inne rzeczy – odpisują na maile, tworzą raporty, przygotowują zestawienia. Według badaczy z University of Arizona (infografika powyżej), robi tak aż 73 proc. uczestników firmowych i zewnętrznych spotkań. Robią tak więc nie tylko Twoi pracownicy, ale także potencjalni czy obecni klienci. Każdy chce skończyć pracę przed „piątą” i wrócić do domu. Ale, kiedy ludzie nie poświęcają pełnej uwagi, automatycznie nie są wartościowymi uczestnikami spotkania.
W czasie spotkań nie poświęcają się też w pełni temu co robią akurat na laptopie lub tablecie, co oznacza, że też nie zostanie to dobrze wykonane. Według Fuze w czasie wideo czatów multitasking uprawia jedynie 4 proc. uczestników, a w czasie rozmów telefonicznych 57 proc.
Bo zawsze kogoś nie ma
Ile razy na początku spotkania usłyszałeś, że „dzisiaj w spotkaniu nie może wziąć udziału ta i ta osoba, ale nadal je przeprowadźmy, bo…”. Tylko okazuje się, że „ta i ta osoba” to zwykle prezes, udziałowiec, manager – osoby, które podejmują decyzje albo zarządzają danymi projektami. Bez tych osób i tak trzeba będzie spotkanie powtórzyć albo spędzić kilka godzin, tłumacząc mailowo ustalenia, zmieniać je i doprecyzowywać. Kolejne kilka godzin, które są stracone.
Dobre spotkanie jest zawsze warte czasu i pieniędzy
Dla większości biznesów, spotkania są konieczne – pomagają zdobywać klientów, zarządzać zespołem, tworzyć strategie, podejmować nowe działania. Ale nie wszystkie spotkania są konieczne w formie tradycyjnej, a nawet jeśli, powinny być dobrze przygotowane i zaplanowane. Wyznacz osobę odpowiedzialną za prowadzenie spotkania. Niech przed spotkaniem zastanowi się:
- Po co jest to spotkanie?
- Jak długo będzie / powinno trwać?
- Czy spotkanie będzie powtórzone albo potrzebny jest po nim follow-up?
- Jaki ma być wynik spotkania? Co ma zostać na nim ustalone / osiągnięte?
- Jaka jest agenda spotkania?
- Czy spotkanie może odbyć się w formie online czy musi odbyć się w formie offline?
Dodatkowo, pamiętaj, żeby:
- Nie zapraszać zbyt wielu osób, jeśli nie jest to konieczne. Spotkanie w wąskim gronie przynosi dużo lepsze rezultaty.
- Spotkanie biznesowe rozpoczynać i kończyć punktualnie. Pilnuj też czasu, który chcesz poświęcić na poszczególne tematy.
- Robić przerwy, jeśli spotkanie ma trwać dłużej. Bez przerw uczestnicy stracą uwagę, zaczną się nudzić lub po prostu będą wychodzić, co potrafi rozbić.
- Spotkanie zawsze kończyło się podsumowaniem, uporządkowaniem wniosków i wyznaczeniem dalszych kroków. Bez tego uczestnicy będą mieli wrażenie, że nic nie zostało ustalone a ich czas stracony.
I o ile spotkanie nadal kosztuje twoją firmę określoną sumę pieniędzy, o tyle, jeśli rozmowa była konstruktywna i znaleziono rozwiązania problemów, wydałeś te pieniądze rozsądnie.
Jeśli nie jesteś przekonany czy w swojej firmie spotkania nie są stratą czasu i pieniędzy, zastanów się nad zmianami sposobu ich prowadzenia, a zmianą formy z tradycyjnej na online.