Szacowany czas na przeczytanie: 6 minut
To całkowicie normalne – robisz coś i nagle dzwoni telefon, musisz zająć się czymś innym, wysłać pilnego maila. Poświęcasz uwagę różnym rzeczom. Mija 10 minut, godzina lub dwie a ty wracasz do pracy i nie masz pojęcia gdzie skończyłeś albo jak się nią ponowne do niej zabrać. Nie możesz się skupić, a co za tym idzie, nie jesteś produktywny. Znam to doskonale.
Kiedy pracujesz, nie możesz odciąć się całkowicie świata zewnętrznego… No chyba, że wyjedziesz w przysłowiowe Bieszczady. Musisz jednak podjąć decyzję – czy chcesz pozostać skupiony. A to polega na znalezieniu odpowiednich technik i pomysłów jak, chociaż na chwilę, odciąć się od świata. Mam nadzieję, że te techniki które stosuję, pomogą ci odnaleźć skupienie w pracy i pozostać efektywnym.
1. To co robisz, zawsze przybliża Cię do większego celu
Zanim zaczniesz cokolwiek robić, zapytaj się siebie „po co?” masz to wykonać. Znajdź większy cel w nawet najnudniejszym zadaniu, a dzięki temu znajdziesz dla niego wartość. Jeśli nie lubisz tworzyć baz potencjalnych klientów, ale wiesz, że dzięki temu za dwa dni będziesz mógł zrealizować kampanię sprzedażową, o której zawsze marzyłeś, skup się na tym. Kiedy nawet nielubiane przez ciebie zadania okażą się potrzebną częścią czegoś większego, od razu zaczną sprawiać ci przyjemność, dostarczać zabawę i Cię zainspirują. A kiedy tak się stanie, automatycznie skupisz się nawet na najnudniejszym i pozornie niepotrzebnym zadaniu.
2. Zadbaj o swoją wygodę
Nie trać cennego czasu i swojego skupienia na poprawianie się co chwilę. Od razu zadbaj o swój komfort. Wiele osób, kiedy korzysta z wygodnego krzesła ze stabilnym oparciem czy wybranego przez siebie biurka, potrafi lepiej się skupić i nie musi robić przerw co parę minut
3. Zorganizuj miejsce pracy
Żeby pozostać skupionym w pracy, spróbuj uprzątnąć biurko. Za dużo rzeczy w zasięgu twojego wzroku może bardzo mocno Cię rozpraszać w wykonywaniu codziennych obowiązków.
4. Uczyń komputer przyjazny codziennym zadaniom
To bardzo ważne, jeśli oczywiście pracujesz na komputerze. Umieść skróty do programów, których używasz na pulpicie. Zadbaj też, aby wszystkie najważniejsze dokumenty znajdowały się posegregowane w odpowiednich folderach według projektów, które prowadzisz. Dzięki temu nie będziesz wytracać czasu na przeszukiwanie i przeklikiwanie się przez milion katalogów.
5. Pij dużo wody
Woda jest nie tylko zdrowa, ale także orzeźwiające i pomoże ci uporać się zmęczeniem lub głodem. Zresztą nie zawsze burczenie w brzuchu oznacza głód. Szklanka wody pozwoli ci zagłuszyć burczenie, a dzięki temu, dokończysz szybko, co masz skończyć i pójdziesz na lunch, na którym trochę się zrelaksujesz. Miej więc wodę przy sobie lub na biurku. Dzięki temu nie będziesz musiał przerywać swojej pracy i nie wyjdziesz ze stanu skupienia, musząc wybrać do sklepu czy kuchni.
6. Miej pod ręką zdrowe przekąski
Jeśli burczenie w brzuchu jednak oznacza głód, a ty jesteś po obiedzie albo długo przed nim, musisz coś zjeść. Inaczej możesz stracić nawet do 90 proc. swojego skupienia. Nie martw się! Jedzenie przy biurku nie narazi cię na utratę skupienia i wykonywanie czynności niezwiązanych z zadaniem, które chcesz wykonać.
7. Stwórz listę rzeczy do zrobienia i trzymaj ją blisko siebie
Nie trzymaj swojej listy to-do tylko i wyłącznie w komputerze. Umieść ją także na kartce, w widocznym miejscu na biurku. Dzięki temu nie będziesz sprawdzać innych okienek, maila czy SMS-ów, które mogłeś dostać, a które mogą Cię rozproszyć.
8. Priorytetyzuj swoje zadania
Jesteś najbardziej efektywny w czasie pierwszej godziny pracy. Odłóż więc na później podatki, faktury i inne nudne zadania. Skup się na czynnościach bardziej kreatywnych, które sprawią ci przyjemność. Dzięki temu utrzymasz efektywność dłużej, a najnudniejsze i najbardziej rutynowe zadania z powodzeniem wykonasz na koniec dnia pracy.
9. Daj znać innym, że chcesz się skupić
Jeśli potrzebujesz skupienia, daj znać innym żeby Ci nie przeszkadzali.. .chyba, że mają coś naprawdę ważnego i muszą naprawdę oderwać Cię od obowiązków. Jeśli jasno nie zakomunikujesz swoich potrzeb, będziesz rozpraszany cały czas, a to przez szefa gadułę, a to przez plotkujące koleżanki. Poinformuj ich, że znajdziesz dla nich czas, wtedy kiedy wykonasz dane zadanie, dokończysz tekst czy raport. Dzięki temu łatwiej będzie ci utrzymać skupienie. Nie zostaniesz odebrany źle. Uwierz, twoje koleżanki czy koledzy też będą potrzebować kiedyś tego samego.
10. Załóż słuchawki i włącz muzykę
W biurze, w mieszkaniu, w kawiarni jest wiele dźwięków, które mogą Cię rozpraszać – dzwoniące telefony, bzyczący ekspres do kawy, wiertarka u sąsiada, cykliniarka, roboty uliczne. Dzięki słuchawkom i odpowiedniej muzyce, które daje ci zawsze „kopa”, obronisz się przed niechcianym hałasem, poprawisz sobie humor i skupisz się na pracy.
11. Włącz tryb samolotowy, bądź poza zasięgiem
Nie wszystkie telefony oznaczają, że twoje mieszkanie zostało okradzione, a dzieci lub partnerka zostali porwani dla okupu. Jeśli nie możesz się skupić i jesteś rozpraszany przez dzwonek komórki, włącz tryb samolotowy na kilka godzin albo całkowicie go wycisz.
12. Trzymaj się z daleka od mediów społecznościowych
Jeśli twoja praca nie wymaga stałej obecności na Facebooku, wyloguj się. Zaloguj się ponownie kiedy będziesz miał na to czas. Problem przywiązania do nowych technologii związany jest ze zjawiskiem określanym, jako FOMO. To akronim od angielskiego sformułowania “Fear of Missing Out”, który oznacza wewnętrzny przymus ciągłego sprawdzania emaili lub pisania postów na portalach społecznościowych w obawie przed utratą kontaktu z potencjalnie ważnymi informacjami. Jednak jeśli chcesz utrzymać skupienie, przez te kilka godzin, nie możesz przejmować się kolejnym rozstaniem przyjaciółki, nowym związkiem byłego, ani kotkiem czy pieskiem do adopcji.
13. Organizuj swoje e-maile
Prawdopodobnie dostajesz codziennie dużo różnych wiadomości email. Trochę tych zawodowych, trochę tych prywatnych i trochę tych promocyjnych. Dobrym sposobem na utrzymanie skupienia w pracy jest rozdzielenie skrzynek – prywatnej od firmowej i logowanie się tylko i wyłącznie na tą drugą. Jeśli dostajesz dużo wiadomości-śmieci, spamu i ofert, z których nigdy nie skorzystasz, wypisz się z list mailingowych.
Pamiętaj, że jesteś otoczony wieloma rzeczami, które mogą odciągnąć Twoją uwagę, przerwać skupienie i rzutować na efektywność. Jeśli będziesz trzymać się tych 13 wskazówek, które i ja stosuję na co dzień, powinno być Ci dużo łatwiej wykonywać każde zadanie.
A może macie inne sposoby utrzymywania skupienia w pracy? Podzielcie się nimi w komentarzach!